SECRETARIADO COMERCIAL

Escrito por secretarial2grupo1 24-01-2012 en General. Comentarios (4)

DOCUMENTOS COMERCIALES

Definición

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que sedeja constancia de las que se realizan operaciones en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

Importancia

Los documentos mercantiles tienen gran importancia a fin de mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

 La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

 ·        En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienenen una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

·         Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio

·        Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichasoperaciones.

·        Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Clasificación

Externos E Internos (De uso interno)

1.      De uso externo

 Comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados,etc.

1.1.     Facturade compra:

Cuando una empresa compra productos, su proveedor le envía una factura.

En la factura aparecen los detalles completos relativos a los productos y a su precio. Este documento es la factura de compra.

Las facturas de compras se registran en el libro diario de compras de adquiriente.

Cuando la compra es al contado, la factura lleva la mención de haber sido pagada y cumple la función de un recibo.

1.2. Recibo de pago

Se encuentran los datos del cheque emitido a favor de una persona oempresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que sepagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago orealizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher.

2.       Comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

 2.1.      Factura de venta

Cuando una empresa vende sus productos, envía unafactura al cliente.

En dicho documento se dan los detalles completos de los productos, precio y otros datos por ejemplo, fecha y número del pedido delcliente, procedimiento de entrega, descuentos, recargos por impuestos, etc.

En base a la factura se realizan los apuntes pertinentes en el libro de diario de facturas de ventas emitidas.

2.2.      Recibo De Cobranza

Es la prueba del pago de la deuda con la que cuenta el deudor, quien puede oponerloante el reclamo del acreedor. No se exigen para este documento escrito formalidades especiales pero mínimamente debe contener las siguientes: ser claro, y expresar la fecha, el lugar, quien o a nombre de quien se efectuó elpago, el medio de pago, el concepto por el cual se hizo, y la suma abonada expresada en letras y números para evitar adulteraciones. Debe contener la firma y sello o aclaración, del acreedor o su apoderado o representante legalen su caso.

2.3.     Presupuesto

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

2.4.     Vale

Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga al pago de una suma determinada. También se define como una nota escrita queuna persona manda a otra a fin de que mercaderías o dinero por cuentadel firmante del documento.

Documentos Mercantiles


Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil.

Dichosdocumentos toman forma en el momento en que la operación se realiza, y suobjeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes quehan efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradorade ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra alcontado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativoal arrendamiento de una costosa maquinaria;pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita,reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras porparte de los interesados.

Dentrodel concepto de documentación mercantil se comprenden nosolamente los papeles revestidos de características formales, sino todos losque puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo conla correspondencia.

Clasificación

 Estos puedenser negociables y no negociables. 

Documentos Mercantiles Negociables

Letra de cambio: 

Documentomediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero unadeterminada cantidad de dinero. 

Suscaracterísticas son: 

1.- Es una orden de pago. 
2.- En su emisión intervienen tres personas (librador, librado ybeneficiario) 
3.- Debe llevar la firma del suscriptor. 
4.- Cantidad en número.                                                                                                          
        

Pagare: 
Es un documento mediante el cual la persona quefirma es denominada suscriptor, y está obligado a pagar incondicionalmente unacantidad de dinero en una fecha determinada. 
Sus características son: 

1.- Es una promesa de pago. 
2.- Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario) 
3.- Debe de levar la firma del suscriptor. 

Cheque: 
Documento escrito a través del cual se ordena uninstituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. 
Sus características son: 

1.- Es un orden de pago. 
2.- Posee un número que lo identifica. 
3.- Cantidad en número. 

Documentos Mercantiles No Negociables

Son todosaquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidady a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operaciónmercantil. 
Estos son: 

Recibo: 
Documento en el cual quien firma, reconoce haberrecibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otracosa. 

Suscaracterísticas son: 

1.- Lugar, día, mes año en el que se emite elrecibo. 
2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende. 
3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega. 
4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo. 
5.- Cantidad en números. 
6.- Firma de quien emite el recibo. 

Factura: 
Es la nota que el vendedor entrega al comprador, enel que se detallan las mercancías compradas. 
Sus características son: 

1.- Nombre y domicilio del comprador y elvendedor. 
2.- Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación. 
3.- Condiciones de pago. 
4.- Mencionar los descuentos si los hay 
5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de lasmercancías. 
6.- Firma del comprador.