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ARCHIVO

Archivo:

E

  L Archivo, en la empresa, es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopilaen forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de unaempresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que serealiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de losdocumentos.

Definición:

La palabra archivo se utilizageneralmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugary como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que puedenser: Documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros. // Archivo procede dellatín archīvum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lenguagriega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El términose utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que unasociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus funciones.

Objetivos de los Archivos:

*     Evitar repeticiones innecesarias.

*     Archivar de forma rápida y segura.

*     Conservar las fuentes históricas.

*     Unificar los criterios del documento.

*     Acelerar su guarda.

*     Centralizar y descentralizar las correspondencias.

*     Registrar datos útiles.

 

Importancia de los Archivos:

Esimportante contar con un eficiente sistema de administración de documentos parapoder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso yactivo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveendocumentación.

Elarchivo es de vital importancia para la empresa moderna, por cuanto ellarealiza innumerables operaciones que están relacionadas por alguna constanciaescrita que las describe. Estas constancias recuerdan las operacionesrealizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que sirva paratomar decisiones y acuerdos  (presentes yfuturos).

Funciones de los Archivos:

El Archivo en una empresa debe tener las siguientesfunciones principales:

a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

b.- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

c.- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentosrequeridos por las diversas dependencias de la empresa.

d.-Llevar a cabo estas funciones del modo más económico posible.

e.-Comprobar si la documentación se archiva regularmente.

 

Materiales, mobiliario yEquipos de Archivo:

Para la adecuada conservación de losdocumentos que se deben archivar, es necesario poseer un equipo  de muebles y materiales funcionales quepermitan cumplir con los fines esenciales del archivo.

     Documento: Es el principal elemento para el archivo,ya que contiene la  información que serequerirá posteriormente. Puede originarse en la misma organización o llegar através de correspondencia.

 

                                                                                  

     Expedientes: Sondocumentos relacionados con un mismo asunto y contenidos de un fólder o carpetamembretada.

                                                   

                                                                               

Disquetes y Discos Compactos (CD): Son discos donde sealmacena información; en algunos casos puede grabarse varias veces una  información.

                                                                       

Gaveta: Estáelaborada de cartón, plástico o cilíndrico, similar a la gaveta  de un archivero vertical, las hay de variostamaños: archivo muerto o directorio personal.

     Archivadores: Es el mueble en donde se guardan losexpedientes en  forma ordenada y segura, loshay de visibilidad vertical y visibilidad horizontal y lateral.

Entre losprincipales muebles de archivo se encuentran los descritos a continuación:

 

 

                                                                     

1)    Archivador Vertical: Muebleque tiene varias gavetas (de dos a cuatro) agrupadas en un solo cuerpo. En él,las carpetas se pueden colocar directamente o suspendidas, colocándoles unaarmazón metálica, denominada troja, que permite la suspensión de las mismas.

 

                                                                                  

2)    Archivador Lateral: Muebledonde los documentos se archivan en carpetas colocadas en posición vertical, loque permite su identificación leyendo los rótulos verticalmente.

                                                                                 

3)    Archivador Rodante: Son instalacionesde armarios compactos, con ellos se aprovecha al máximo el espacio, su diseñoestá adaptado a las necesidades de la empresa.

                                                                                          

                                                                                   

Bandejas de Escritorios: Seutilizan para colocar la correspondencia; las  hay de dos y de tres compartimentos.

 

                                                                                              

Carpetas: Son cartulinas dobladas en dos, de maneraque se formen dos  tapas, de las cualesla posterior es un poco más alta que la anterior.

 

                                                                                                    

     Guías: Son tarjetas indicadoras, hechas de cartónfuerte y resistente. Se   usan en elarchivador para dividir las gavetas en secciones e indicar dónde se debearchivar o dónde se puede localizar el documento.

 

                                                                                                                                                                                                                 

                                                                

     Rótulo: Identifica cada guía, dándole nombre ydescribiendo así lo que  aparecearchivado o se debe archivar detrás de ella.

 

 

                                                                                               

 

     Ganchos sujetadores de papel:Aseguran firmemente los documentos a  lascarpetas. 

 

                                                                    

Procedimientos para Archivar:

Alarchivar, es necesario seguir un procedimiento para que cualquier usuario puedaarchivar y encontrar documentos, sin pérdida de tiempo.

Primer Paso      Inspeccionar: El documento debe estar listopara ser archivado, es decir, que tenga la fecha de recibido y las inicialesdel archivo.

Segundo Paso    Clasificar: El documento debe tener el título,nombre, asunto o número bajo el cual se archivará.

Tercer Paso      Codificar: Es indicar el nombre, el número oel asunto decidido en la clasificación.

Cuarto Paso       Distribuir: Los documentos se coleccionan en grupos; los que se refierena un mismo asunto, a un mismo lugar, o los que tienen subrayado nombres quecomienzan con la misma letra.

Quinto Paso       Guardar: Cumpliendolos pasos anteriores, se procede a colocar los documentos en las carpetascorrespondientes dentro de las gavetas.


Factores que influyen en laselección del Sistema de Archivo:

*     Grado de seguridad.

*     Clase de documentos.

*     Frecuencia de consulta.

*     Cantidad de usuarios.

*     Cantidad de documentos recibidos y procesados.

*     Forma en que son solicitados los documentos.

*     Métodos de control.

 

Tomando en cuenta dichos factores, el archivistadecidirá qué método  o sistemaCronológico).

 

Sistemas de Organización deArchivos:

*     Numérico

*     Por Asunto o Tema

*     Geográfico

*     Cronológico

 

    Numéricos:   

                                     

El sistema de archivo numérico es unode los métodos más recomendables  a la hora de archivar los documentos, silos corresponsales son numéricos y es semejante la forma de archivar, en estecaso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas se ordena segúnsu número, éste es asignado por  los corresponsales, este sistema tienediferentes usos en las oficinas. // Consiste en asignar los números de expediente,en lugar de seguir un orden consecutivo, reservando bandas de números paradeterminados asuntos.

Es un sistema dearchivo indirecto; que consiste en clasificar documentos basándose en elordenamiento numérico, el cual requiere la consulta de un índice alfabéticopara determinar el número que le corresponde a cada cliente o persona.

Ventajas:

*     Permitela expansión permanente del archivo, añadiendo números adicionales.

*     Ofrecemayor precisión y exactitud.

*     Larápida visualización, permite identificar la secuencia, lo que evita cometererrores.

*     Essencillo, es ilimitado, es imposible la confusión, cuando se toma un documento,porque su falta es evidente.

*     Lasreferencias, no recargan el archivo principal.

*     patronesnuméricos facilitan la identificación de datos

*     el usode los números reduce el ancho del rotulo.

Desventajas:

*     Puedeocurrir transposición de números.

*     Si searchiva un documento en una carpeta errada se dificulta la localización.

*     Nopermite intercalar nuevos documentos.

*     Si no seconoce el número de  del documento esdifícil buscarlo.

Partes:

Los componentes delsistema numérico se componen por cuatro partes básicas:
   * Al archivo principal
   * El archivo misceláneo alfanumérico
   * El índice de tarjeta
   * El registro de números asignados

El en archivo principal solo se mantienen las carpetas individualesde los corresponsales de los archivos.


El archivomisceláneo alfabético se conservan todos los documentos de loscorresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o sedispongan de ellos.

El índice de tarjeta seorganiza en el orden alfabético por el nombre de cada corresponsal, este tipode tarjeta es esencial en el sistema numérico por que  los documentospueden ser solicitados  por el nombre de corresponsal.

El registro se tratade un numero de anotaciones  q sirve para mantener la relación  delos números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen amás de un corresponsal.

Organización de Archivos Numéricos:

Paraarchivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el  sistema numérico yes muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado deconfidencialidad y fácil expansión.

 

    Por Asunto oTema:

El sistema de archivo por asunto es la ordenación dedocumentos o correspondencias, que se hace teniendo en cuenta la materia o asuntoque se tratan los mismos. // Consiste en agrupar la documentación deacuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno deestos grupos siguiendo algún criterio. Alfabético, numérico, cronológico.

Ventaja:

*     Seintegran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cadadocumento.

Desventaja:

*     Es costoso, porque requiere del personalespecializado y una mayor cantidad de tiempo para la preparación del material.

Características:

Este sistema Por Asunto poseen las siguientes características:

ü    Son útiles para llevar la correspondencia ypapeles de una actividad respectiva. El inconveniente de este sistema, es queresulta muy factible olvidar los papeles de un tema o asunto en otra carpeta,especialmente si estos tratan de diversos asuntos.

ü    Es el más usado en las oficinas públicas,ya que se dispone de sesiones y departamentos exclusivos para archivar todotipo de correspondencia.

 

Secuencias:

Para archivar los documentos en forma lógica, se debe considerar la secuencia alfabética ola secuencia numérica. Por lo tanto hay dos métodos para archivar  en el sistema Por Asunto:

                    Alfabéticotemático: No representa dificultad para archivar y se emplean lasrespectivas guías alfabéticas.

Numéricotemático: Este método es práctico, porque se auxilia de guíasnuméricas consecutivas.  

Usos:
Los siguientes sonalgunos casos en los cuales se recomienda el uso de un sistema Por Asuntos  o Temas:

1) Departamentos de investigaciones científicas, en dondesea conveniente archivar la información bajo las áreas o temas de losdiferentes estudios que se están llevando a cabo.

2) Oficinas donde el interés se enfoca, principalmente, no en corresponsal enparticular, sino en el cuadro general de la situación. por ejemplo para unagente de compras de equipos resulta más conveniente agrupar la información porlas clases que de dicho equipo hay en el mercado, que por las diferentes casaso personas que lo distribuyen o representan.

3) Oficinas que conservan material didáctico.

4) Instituciones que por la naturaleza de su trabajo requieran que susartículos o productos se identifiquen por grupos.

 

Subdivisiones de los Archivospor Asunto o Tema:

-Estilo Diccionario y estilo enciclopedia.

*     Archivo Por Asuntos EstiloDiccionario:

No tiene división ni subdivisión de temas, debido a queestos están ordenados en secuencia alfabética. Como las palabras de undiccionario no es necesario tener un tarjetero.

Se usa en negocios pequeños y en otras situaciones en las cuales no esnecesario la división de los temas.

Al final de cada guía debe colocarse una carpeta con el nombre de VARIOS oMISCELANEO, donde se guardan los documentos que no tienen carpeta en el archivoy que por ser menos de cinco no se justifica abrir una carpeta individual. Estaira en segunda posición y de un color diferente.

Las guías principales contienen el orden alfabético del grupo. Detrás de estasguías están colocadas las carpetas con los nombres de los documentos.

 

*     Archivo Por Asuntos EstiloEnciclopedia:

Se organizara es esta forma, cuando los asuntos estánagrupados por relaciones lógicas al mismo tiempo que en orden alfabético.

Tienen títulos importantes o principales ordenados alfabéticamente los cuales asu vez, tienen divisiones y subdivisiones.

Al igual que en el tipo diccionario, debe llevarse una carpeta de varios omisceláneo. Es útil porque reúne lo que hay sobre un mismo asunto.

Organización de Archivos Por Asunto:

*     Cuandono se maneja un gran volumen de expedientes, los documentos se puedenclasificar, dosificar, distribuir y archivar según su contenido o asunto, esdecir, no se le da importancia al nombre del cliente, empresa, entidad o fecha.

*     Seutiliza en los siguientes casos: Organigrama de una empresa, expedientesprivados del ejecutivo y por la descripción de lo que se archiva.

    Geográfico:

El sistema de archivo geográfico es un sistema dearchivo que consiste en la organización de los documentos, tomando enconsideración su localización; es decir, agrupa a todas las personas de unmismo lugar, por orden alfabético. // Se ordena de acuerdo con los lugaresgeográficos asociados a la misma: domicilio, lugar de emisión, destino, entre otros. // Organización de los documentos o lastarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupaa todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.
este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales yjurídicas), porque la clasificación final se hace también por nombres deindividuos o empresas.

Ventajas:

*     Permiteordenar la documentación en grandes grupos de acuerdo con la zona geográfica,lo que hace manejable archivos muy extensos.

*     Facilitala localización de documento muy rápido.

Desventajas:

*     Se debetrabajar con un dato extra, por ejemplo: la ubicación geográfica.

*     Requiereel uso de un tarjeteo de ordenación alfabética.

Característica:

Este sistema Geográfico posee las siguientes características:

ü     Se ordena de acuerdo con los lugaresgeográficos asociados a la misma: domicilio, lugar de emisión, destino, entreotros.

ü     Implica varias clasificaciones sucesivas:región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, inclusocalle.

Procesos:

Su utilización esrecomendable en los siguientes casos:


1) Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias,distribuidores concesionarios, etc.
2) En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
3)En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.
4)En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas detransporte, etc.

Organizaciónde Archivos Geográficos:

Todo archivo geográfico consta dedos elementos importantes:
1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por países, estados o territorios, zona y,direcciones. Puede organizarse de la siguiente forma:
a) Con guías alfabéticas y con guías de divisiones geográficas o políticas.
b) Con solo guías de divisiones geográficas o políticas.

2) Un tarjetero o fichero:

Puede ser:
a) Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
b )Principal:  También encontramos elarchivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puedemantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este casosería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombresque se han organizado geográficamente.

3 ) Un mapa, una guía, un visocontrol:
Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente opor zonas o direcciones.

 

    Cronológico:

Elsistema de archivo cronológico es aquel sistema  queusa como criterio la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivopor años o meses. Primero se ordenan por el año, después por el mes yfinalmente por el día. Se emplea para información de carácter financiero oeconómico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio,entre otros. // Mediante este sistema podemos clasificar losdocumentos en función de la fecha (emisión, expedición), ubicando éstos enorden cronológico. Este puede ser el caso de las facturas a clientes o proveedores,que suelen archivarse en carpetas por años y de forma cronológica. Comoinconveniente, este sistema obliga a conocer la fecha del documento para sulocalización.

Ventajas:

*     Sencillo y rápido. Permite nuevosdocumentos.

*     No es cerrado y permite la ampliación einclusión de nuevos documentos

*     No requiere la utilización de índices nifichas auxiliares

Desventajas:

*     Obliga a conocer la fecha del documento.

*     Cuando se extrae documentación hay quedejar constancia del lugar correspondiente de la misma.

 

Características:

Este sistema Cronológico poseen las siguientes características:

ü     Mediante este sistema podemos clasificarlos documentos en función de la fecha (emisión, expedición), ubicando éstos enorden cronológico.

ü     Este puede ser el caso de las facturas aclientes o proveedores, que suelen archivarse en carpetas por años y de formacronológica. Como inconveniente, este sistema obliga a conocer la fecha deldocumento para su localización.

Organización de Archivos Cronológico:

*     En esta ordenación lo más importante es lafecha de los documentos que se envían o reciben, fechas, importantes, fechas devencimiento de documentos, por pagar o cobrar, recordatorios de asuntospendientes del ejecutivo, actas de los acuerdos tomados en una junta, entreotras.

*     Cualquiera de los documentos anteriores seordenan de acuerdo con el año,  el mes yel día.

*     Los documentos más recientes, debenaparecer al frente, así será más fácil archivarlos.

 

 

BIBLIOGRAFÍAS

http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml

http://www.mailxmail.com/curso-archivos/archivo-tipos

http://www.slideshare.net/ProfesoresdeEdcComercial/archivos

http://www.slideshare.net/Luciernagasutp2011/el-arte-dearchivartecnicasconceptosyprocedimientos

www.wikipedia.com

 

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