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ARCHIVO

Escrito por secretarial2grupo1 08-02-2012 en General. Comentarios (0)

Archivo:

E

  L Archivo, en la empresa, es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopilaen forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de unaempresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que serealiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de losdocumentos.

Definición:

La palabra archivo se utilizageneralmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugary como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que puedenser: Documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros. // Archivo procede dellatín archīvum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lenguagriega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El términose utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que unasociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus funciones.

Objetivos de los Archivos:

*     Evitar repeticiones innecesarias.

*     Archivar de forma rápida y segura.

*     Conservar las fuentes históricas.

*     Unificar los criterios del documento.

*     Acelerar su guarda.

*     Centralizar y descentralizar las correspondencias.

*     Registrar datos útiles.

 

Importancia de los Archivos:

Esimportante contar con un eficiente sistema de administración de documentos parapoder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso yactivo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveendocumentación.

Elarchivo es de vital importancia para la empresa moderna, por cuanto ellarealiza innumerables operaciones que están relacionadas por alguna constanciaescrita que las describe. Estas constancias recuerdan las operacionesrealizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que sirva paratomar decisiones y acuerdos  (presentes yfuturos).

Funciones de los Archivos:

El Archivo en una empresa debe tener las siguientesfunciones principales:

a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

b.- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

c.- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentosrequeridos por las diversas dependencias de la empresa.

d.-Llevar a cabo estas funciones del modo más económico posible.

e.-Comprobar si la documentación se archiva regularmente.

 

Materiales, mobiliario yEquipos de Archivo:

Para la adecuada conservación de losdocumentos que se deben archivar, es necesario poseer un equipo  de muebles y materiales funcionales quepermitan cumplir con los fines esenciales del archivo.

     Documento: Es el principal elemento para el archivo,ya que contiene la  información que serequerirá posteriormente. Puede originarse en la misma organización o llegar através de correspondencia.

 

                                                                                  

     Expedientes: Sondocumentos relacionados con un mismo asunto y contenidos de un fólder o carpetamembretada.

                                                   

                                                                               

Disquetes y Discos Compactos (CD): Son discos donde sealmacena información; en algunos casos puede grabarse varias veces una  información.

                                                                       

Gaveta: Estáelaborada de cartón, plástico o cilíndrico, similar a la gaveta  de un archivero vertical, las hay de variostamaños: archivo muerto o directorio personal.

     Archivadores: Es el mueble en donde se guardan losexpedientes en  forma ordenada y segura, loshay de visibilidad vertical y visibilidad horizontal y lateral.

Entre losprincipales muebles de archivo se encuentran los descritos a continuación:

 

 

                                                                     

1)    Archivador Vertical: Muebleque tiene varias gavetas (de dos a cuatro) agrupadas en un solo cuerpo. En él,las carpetas se pueden colocar directamente o suspendidas, colocándoles unaarmazón metálica, denominada troja, que permite la suspensión de las mismas.

 

                                                                                  

2)    Archivador Lateral: Muebledonde los documentos se archivan en carpetas colocadas en posición vertical, loque permite su identificación leyendo los rótulos verticalmente.

                                                                                 

3)    Archivador Rodante: Son instalacionesde armarios compactos, con ellos se aprovecha al máximo el espacio, su diseñoestá adaptado a las necesidades de la empresa.

                                                                                          

                                                                                   

Bandejas de Escritorios: Seutilizan para colocar la correspondencia; las  hay de dos y de tres compartimentos.

 

                                                                                              

Carpetas: Son cartulinas dobladas en dos, de maneraque se formen dos  tapas, de las cualesla posterior es un poco más alta que la anterior.

 

                                                                                                    

     Guías: Son tarjetas indicadoras, hechas de cartónfuerte y resistente. Se   usan en elarchivador para dividir las gavetas en secciones e indicar dónde se debearchivar o dónde se puede localizar el documento.

 

                                                                                                                                                                                                                 

                                                                

     Rótulo: Identifica cada guía, dándole nombre ydescribiendo así lo que  aparecearchivado o se debe archivar detrás de ella.

 

 

                                                                                               

 

     Ganchos sujetadores de papel:Aseguran firmemente los documentos a  lascarpetas. 

 

                                                                    

Procedimientos para Archivar:

Alarchivar, es necesario seguir un procedimiento para que cualquier usuario puedaarchivar y encontrar documentos, sin pérdida de tiempo.

Primer Paso      Inspeccionar: El documento debe estar listopara ser archivado, es decir, que tenga la fecha de recibido y las inicialesdel archivo.

Segundo Paso    Clasificar: El documento debe tener el título,nombre, asunto o número bajo el cual se archivará.

Tercer Paso      Codificar: Es indicar el nombre, el número oel asunto decidido en la clasificación.

Cuarto Paso       Distribuir: Los documentos se coleccionan en grupos; los que se refierena un mismo asunto, a un mismo lugar, o los que tienen subrayado nombres quecomienzan con la misma letra.

Quinto Paso       Guardar: Cumpliendolos pasos anteriores, se procede a colocar los documentos en las carpetascorrespondientes dentro de las gavetas.


Factores que influyen en laselección del Sistema de Archivo:

*     Grado de seguridad.

*     Clase de documentos.

*     Frecuencia de consulta.

*     Cantidad de usuarios.

*     Cantidad de documentos recibidos y procesados.

*     Forma en que son solicitados los documentos.

*     Métodos de control.

 

Tomando en cuenta dichos factores, el archivistadecidirá qué método  o sistemaCronológico).

 

Sistemas de Organización deArchivos:

*     Numérico

*     Por Asunto o Tema

*     Geográfico

*     Cronológico

 

    Numéricos:   

                                     

El sistema de archivo numérico es unode los métodos más recomendables  a la hora de archivar los documentos, silos corresponsales son numéricos y es semejante la forma de archivar, en estecaso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas se ordena segúnsu número, éste es asignado por  los corresponsales, este sistema tienediferentes usos en las oficinas. // Consiste en asignar los números de expediente,en lugar de seguir un orden consecutivo, reservando bandas de números paradeterminados asuntos.

Es un sistema dearchivo indirecto; que consiste en clasificar documentos basándose en elordenamiento numérico, el cual requiere la consulta de un índice alfabéticopara determinar el número que le corresponde a cada cliente o persona.

Ventajas:

*     Permitela expansión permanente del archivo, añadiendo números adicionales.

*     Ofrecemayor precisión y exactitud.

*     Larápida visualización, permite identificar la secuencia, lo que evita cometererrores.

*     Essencillo, es ilimitado, es imposible la confusión, cuando se toma un documento,porque su falta es evidente.

*     Lasreferencias, no recargan el archivo principal.

*     patronesnuméricos facilitan la identificación de datos

*     el usode los números reduce el ancho del rotulo.

Desventajas:

*     Puedeocurrir transposición de números.

*     Si searchiva un documento en una carpeta errada se dificulta la localización.

*     Nopermite intercalar nuevos documentos.

*     Si no seconoce el número de  del documento esdifícil buscarlo.

Partes:

Los componentes delsistema numérico se componen por cuatro partes básicas:
   * Al archivo principal
   * El archivo misceláneo alfanumérico
   * El índice de tarjeta
   * El registro de números asignados

El en archivo principal solo se mantienen las carpetas individualesde los corresponsales de los archivos.


El archivomisceláneo alfabético se conservan todos los documentos de loscorresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o sedispongan de ellos.

El índice de tarjeta seorganiza en el orden alfabético por el nombre de cada corresponsal, este tipode tarjeta es esencial en el sistema numérico por que  los documentospueden ser solicitados  por el nombre de corresponsal.

El registro se tratade un numero de anotaciones  q sirve para mantener la relación  delos números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen amás de un corresponsal.

Organización de Archivos Numéricos:

Paraarchivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el  sistema numérico yes muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado deconfidencialidad y fácil expansión.

 

    Por Asunto oTema:

El sistema de archivo por asunto es la ordenación dedocumentos o correspondencias, que se hace teniendo en cuenta la materia o asuntoque se tratan los mismos. // Consiste en agrupar la documentación deacuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno deestos grupos siguiendo algún criterio. Alfabético, numérico, cronológico.

Ventaja:

*     Seintegran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cadadocumento.

Desventaja:

*     Es costoso, porque requiere del personalespecializado y una mayor cantidad de tiempo para la preparación del material.

Características:

Este sistema Por Asunto poseen las siguientes características:

ü    Son útiles para llevar la correspondencia ypapeles de una actividad respectiva. El inconveniente de este sistema, es queresulta muy factible olvidar los papeles de un tema o asunto en otra carpeta,especialmente si estos tratan de diversos asuntos.

ü    Es el más usado en las oficinas públicas,ya que se dispone de sesiones y departamentos exclusivos para archivar todotipo de correspondencia.

 

Secuencias:

Para archivar los documentos en forma lógica, se debe considerar la secuencia alfabética ola secuencia numérica. Por lo tanto hay dos métodos para archivar  en el sistema Por Asunto:

                    Alfabéticotemático: No representa dificultad para archivar y se emplean lasrespectivas guías alfabéticas.

Numéricotemático: Este método es práctico, porque se auxilia de guíasnuméricas consecutivas.  

Usos:
Los siguientes sonalgunos casos en los cuales se recomienda el uso de un sistema Por Asuntos  o Temas:

1) Departamentos de investigaciones científicas, en dondesea conveniente archivar la información bajo las áreas o temas de losdiferentes estudios que se están llevando a cabo.

2) Oficinas donde el interés se enfoca, principalmente, no en corresponsal enparticular, sino en el cuadro general de la situación. por ejemplo para unagente de compras de equipos resulta más conveniente agrupar la información porlas clases que de dicho equipo hay en el mercado, que por las diferentes casaso personas que lo distribuyen o representan.

3) Oficinas que conservan material didáctico.

4) Instituciones que por la naturaleza de su trabajo requieran que susartículos o productos se identifiquen por grupos.

 

Subdivisiones de los Archivospor Asunto o Tema:

-Estilo Diccionario y estilo enciclopedia.

*     Archivo Por Asuntos EstiloDiccionario:

No tiene división ni subdivisión de temas, debido a queestos están ordenados en secuencia alfabética. Como las palabras de undiccionario no es necesario tener un tarjetero.

Se usa en negocios pequeños y en otras situaciones en las cuales no esnecesario la división de los temas.

Al final de cada guía debe colocarse una carpeta con el nombre de VARIOS oMISCELANEO, donde se guardan los documentos que no tienen carpeta en el archivoy que por ser menos de cinco no se justifica abrir una carpeta individual. Estaira en segunda posición y de un color diferente.

Las guías principales contienen el orden alfabético del grupo. Detrás de estasguías están colocadas las carpetas con los nombres de los documentos.

 

*     Archivo Por Asuntos EstiloEnciclopedia:

Se organizara es esta forma, cuando los asuntos estánagrupados por relaciones lógicas al mismo tiempo que en orden alfabético.

Tienen títulos importantes o principales ordenados alfabéticamente los cuales asu vez, tienen divisiones y subdivisiones.

Al igual que en el tipo diccionario, debe llevarse una carpeta de varios omisceláneo. Es útil porque reúne lo que hay sobre un mismo asunto.

Organización de Archivos Por Asunto:

*     Cuandono se maneja un gran volumen de expedientes, los documentos se puedenclasificar, dosificar, distribuir y archivar según su contenido o asunto, esdecir, no se le da importancia al nombre del cliente, empresa, entidad o fecha.

*     Seutiliza en los siguientes casos: Organigrama de una empresa, expedientesprivados del ejecutivo y por la descripción de lo que se archiva.

    Geográfico:

El sistema de archivo geográfico es un sistema dearchivo que consiste en la organización de los documentos, tomando enconsideración su localización; es decir, agrupa a todas las personas de unmismo lugar, por orden alfabético. // Se ordena de acuerdo con los lugaresgeográficos asociados a la misma: domicilio, lugar de emisión, destino, entre otros. // Organización de los documentos o lastarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupaa todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.
este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales yjurídicas), porque la clasificación final se hace también por nombres deindividuos o empresas.

Ventajas:

*     Permiteordenar la documentación en grandes grupos de acuerdo con la zona geográfica,lo que hace manejable archivos muy extensos.

*     Facilitala localización de documento muy rápido.

Desventajas:

*     Se debetrabajar con un dato extra, por ejemplo: la ubicación geográfica.

*     Requiereel uso de un tarjeteo de ordenación alfabética.

Característica:

Este sistema Geográfico posee las siguientes características:

ü     Se ordena de acuerdo con los lugaresgeográficos asociados a la misma: domicilio, lugar de emisión, destino, entreotros.

ü     Implica varias clasificaciones sucesivas:región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, inclusocalle.

Procesos:

Su utilización esrecomendable en los siguientes casos:


1) Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias,distribuidores concesionarios, etc.
2) En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
3)En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.
4)En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas detransporte, etc.

Organizaciónde Archivos Geográficos:

Todo archivo geográfico consta dedos elementos importantes:
1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por países, estados o territorios, zona y,direcciones. Puede organizarse de la siguiente forma:
a) Con guías alfabéticas y con guías de divisiones geográficas o políticas.
b) Con solo guías de divisiones geográficas o políticas.

2) Un tarjetero o fichero:

Puede ser:
a) Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
b )Principal:  También encontramos elarchivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puedemantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este casosería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombresque se han organizado geográficamente.

3 ) Un mapa, una guía, un visocontrol:
Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente opor zonas o direcciones.

 

    Cronológico:

Elsistema de archivo cronológico es aquel sistema  queusa como criterio la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivopor años o meses. Primero se ordenan por el año, después por el mes yfinalmente por el día. Se emplea para información de carácter financiero oeconómico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio,entre otros. // Mediante este sistema podemos clasificar losdocumentos en función de la fecha (emisión, expedición), ubicando éstos enorden cronológico. Este puede ser el caso de las facturas a clientes o proveedores,que suelen archivarse en carpetas por años y de forma cronológica. Comoinconveniente, este sistema obliga a conocer la fecha del documento para sulocalización.

Ventajas:

*     Sencillo y rápido. Permite nuevosdocumentos.

*     No es cerrado y permite la ampliación einclusión de nuevos documentos

*     No requiere la utilización de índices nifichas auxiliares

Desventajas:

*     Obliga a conocer la fecha del documento.

*     Cuando se extrae documentación hay quedejar constancia del lugar correspondiente de la misma.

 

Características:

Este sistema Cronológico poseen las siguientes características:

ü     Mediante este sistema podemos clasificarlos documentos en función de la fecha (emisión, expedición), ubicando éstos enorden cronológico.

ü     Este puede ser el caso de las facturas aclientes o proveedores, que suelen archivarse en carpetas por años y de formacronológica. Como inconveniente, este sistema obliga a conocer la fecha deldocumento para su localización.

Organización de Archivos Cronológico:

*     En esta ordenación lo más importante es lafecha de los documentos que se envían o reciben, fechas, importantes, fechas devencimiento de documentos, por pagar o cobrar, recordatorios de asuntospendientes del ejecutivo, actas de los acuerdos tomados en una junta, entreotras.

*     Cualquiera de los documentos anteriores seordenan de acuerdo con el año,  el mes yel día.

*     Los documentos más recientes, debenaparecer al frente, así será más fácil archivarlos.

 

 

BIBLIOGRAFÍAS

http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml

http://www.mailxmail.com/curso-archivos/archivo-tipos

http://www.slideshare.net/ProfesoresdeEdcComercial/archivos

http://www.slideshare.net/Luciernagasutp2011/el-arte-dearchivartecnicasconceptosyprocedimientos

www.wikipedia.com

 

RELACIONES HUMANAS

Escrito por secretarial2grupo1 06-02-2012 en General. Comentarios (0)

 

 

 

 

 

                                                        

 

 

 

 

LAS RELACIONES HUMANAS

 

Es el conjunto de reglas y normas para el buen desenvolvimiento del ser humano, en la sociedad o en su trabajo. Es decir, se considera el estudio de cómo los individuos pueden trabajar eficazmente en grupos, con el propósito de satisfacer los objetivos de organización y las necesidades personales

Según  Lester  R.  Bittel,  relaciones  humanas  son: "Todas  las  angustias  y satisfacciones que ocurren entre las personas cuando comparten experiencias comunes, sobre todo en el trabajo

¿Qué Permiten las Relaciones Humanas?

 

 

 

 

Permiten aumentar el nivel de entendimiento, a través de una comunicación eficaz y considerando las diferencias individuales. Disminuyen los conflictos usando en entendimiento y respeto de las diferencias y puntos de vistas de los otros reduciendo las divergencias y conflictos. Crean un ambiente armonioso con la comunicación, generando relaciones satisfactorias que permiten a cada individuo lograr la satisfacción de sus necesidades y alcanzar la realización y la felicidad.

 

 

Importancia de las Relaciones Humanas

 

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Numerosas necesidades del hombre solo pueden ser satisfechas con otros, por otros y ante otros. Debido también, a que el hombre no es autosuficiente, necesita de los demás para obtener abrigo, alimento, protección. Para que una sociedad pueda funcionar, sus componentes deben interrelacionarse y concentrarse en las tareas para las que cada uno es más apto 

Factores Negativos Que Impiden Las Relaciones Humanas

·         No controlar las Emociones Desagradables; Es cuando mostramos mal humor, odio etc.

·         Agresión; Cuando atacamos u ofendemos con palabras, gestos o actitudes. La agresión es una manifestación de la frustración.

 

 

·         Fijación; Negarse a aceptar los cambios, permaneciendo atados al pasado

·         Terquedad; Negarse a aceptar las opiniones ajenas y no a aceptar las equivocaciones en nuestro juicio o ideas

·         Represión; Negarse a comunicarse con los demás, aceptar opiniones y consejos

·                            Aislamiento; Apartarse o rechazar el trato con los demás por cualquier causa  

·         Fantasías; Considerar que las ilusiones se realizarán solamente a través de medios mágicos, sin esfuerzo de parte nuestra y sin contar con la colaboración de los demás.

·         Sentimiento de Superioridad o Inferioridad; Sentirse mejor que los demás en cualquier aspecto. O infravalorarse, sintiéndose inferior a los demás a causas de defectos o carencias reales o imaginarias

                                       

                              

LA IMPOTANCIA DE LAS RELACIONES HUMANAS EN LAS EMPRESAS Y EN LOS RRHH

 

Las buenas relaciones humanas es un factor importante para el éxito de las organizaciones modernas no sólo con los clientes sino también internamente; con su personal.   Si una compañía, que desde el proceso de reclutamiento y selección, toma en cuenta tanto las habilidades técnicas y conceptuales como las humanas, podrá contar con colaboradores más productivos, quienes pueden comunicarse mejor con los clientes y entre si e inclusive existen menos conflictos y menos errores en los productos o servicios.

Las  buenas relaciones humanas no dependen solamente de identificar y seleccionar candidatos con relaciones humanas excelentes, sino de contar  con empresas que reconozcan el valor de la mismas y que procuren dar a sus colaboradores un trato justo y equitativo, un buen clima laboral, compensaciones justas, reconocimientos, comunicación de puertas abiertas, empowerment, capacitación y desarrollo, etc., que permita a ambos conseguir sus objetivos y metas, aquellas que logran este reconocimiento, definitivamente serán más competitivas que aquellas que no lo hacen.

                           

                                                

 

CONCLUSION

Para que exista una buena relación es necesario que dejemos de pensar en nosotros mismos, en nuestras necesidades y en que la otra persona nos está reconociendo exactamente como nosotros queremos ser reconocidos, y así, entre mas estrecha sea la relación, es mayor la aceptación de uno mismo como tal para poder aceptar a los demás como son sin tratar de cambiarlos.

Las relaciones humanas no se aprenden ni enseñan en determinado lugar o momento, son algo que se va dando a lo largo del tiempo y nadie puede saber a ciencia cierta el camino que tomarán, lo importante es la comunicación de la misma.

SECRETARIADO COMERCIAL

Escrito por secretarial2grupo1 24-01-2012 en General. Comentarios (4)

DOCUMENTOS COMERCIALES

Definición

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que sedeja constancia de las que se realizan operaciones en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

Importancia

Los documentos mercantiles tienen gran importancia a fin de mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

 La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

 ·        En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienenen una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

·         Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio

·        Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichasoperaciones.

·        Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Clasificación

Externos E Internos (De uso interno)

1.      De uso externo

 Comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados,etc.

1.1.     Facturade compra:

Cuando una empresa compra productos, su proveedor le envía una factura.

En la factura aparecen los detalles completos relativos a los productos y a su precio. Este documento es la factura de compra.

Las facturas de compras se registran en el libro diario de compras de adquiriente.

Cuando la compra es al contado, la factura lleva la mención de haber sido pagada y cumple la función de un recibo.

1.2. Recibo de pago

Se encuentran los datos del cheque emitido a favor de una persona oempresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que sepagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago orealizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher.

2.       Comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

 2.1.      Factura de venta

Cuando una empresa vende sus productos, envía unafactura al cliente.

En dicho documento se dan los detalles completos de los productos, precio y otros datos por ejemplo, fecha y número del pedido delcliente, procedimiento de entrega, descuentos, recargos por impuestos, etc.

En base a la factura se realizan los apuntes pertinentes en el libro de diario de facturas de ventas emitidas.

2.2.      Recibo De Cobranza

Es la prueba del pago de la deuda con la que cuenta el deudor, quien puede oponerloante el reclamo del acreedor. No se exigen para este documento escrito formalidades especiales pero mínimamente debe contener las siguientes: ser claro, y expresar la fecha, el lugar, quien o a nombre de quien se efectuó elpago, el medio de pago, el concepto por el cual se hizo, y la suma abonada expresada en letras y números para evitar adulteraciones. Debe contener la firma y sello o aclaración, del acreedor o su apoderado o representante legalen su caso.

2.3.     Presupuesto

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

2.4.     Vale

Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga al pago de una suma determinada. También se define como una nota escrita queuna persona manda a otra a fin de que mercaderías o dinero por cuentadel firmante del documento.

Documentos Mercantiles


Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil.

Dichosdocumentos toman forma en el momento en que la operación se realiza, y suobjeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes quehan efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradorade ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra alcontado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativoal arrendamiento de una costosa maquinaria;pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita,reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras porparte de los interesados.

Dentrodel concepto de documentación mercantil se comprenden nosolamente los papeles revestidos de características formales, sino todos losque puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo conla correspondencia.

Clasificación

 Estos puedenser negociables y no negociables. 

Documentos Mercantiles Negociables

Letra de cambio: 

Documentomediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero unadeterminada cantidad de dinero. 

Suscaracterísticas son: 

1.- Es una orden de pago. 
2.- En su emisión intervienen tres personas (librador, librado ybeneficiario) 
3.- Debe llevar la firma del suscriptor. 
4.- Cantidad en número.                                                                                                          
        

Pagare: 
Es un documento mediante el cual la persona quefirma es denominada suscriptor, y está obligado a pagar incondicionalmente unacantidad de dinero en una fecha determinada. 
Sus características son: 

1.- Es una promesa de pago. 
2.- Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario) 
3.- Debe de levar la firma del suscriptor. 

Cheque: 
Documento escrito a través del cual se ordena uninstituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. 
Sus características son: 

1.- Es un orden de pago. 
2.- Posee un número que lo identifica. 
3.- Cantidad en número. 

Documentos Mercantiles No Negociables

Son todosaquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidady a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operaciónmercantil. 
Estos son: 

Recibo: 
Documento en el cual quien firma, reconoce haberrecibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otracosa. 

Suscaracterísticas son: 

1.- Lugar, día, mes año en el que se emite elrecibo. 
2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende. 
3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega. 
4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo. 
5.- Cantidad en números. 
6.- Firma de quien emite el recibo. 

Factura: 
Es la nota que el vendedor entrega al comprador, enel que se detallan las mercancías compradas. 
Sus características son: 

1.- Nombre y domicilio del comprador y elvendedor. 
2.- Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación. 
3.- Condiciones de pago. 
4.- Mencionar los descuentos si los hay 
5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de lasmercancías. 
6.- Firma del comprador.